Cada dia, 183 mil milions de correus electrònics s'envien al món. Us explicarem com assegurar-vos que la vostra carta no es perd en la massa general. I perquè el destinatari no només no l'enviés a la cistella, sinó que també li va respondre positivament. Les regles d'escriure una carta comercial seran útils per a tothom. Sense excepció. COM DEIXA COMENÇAR LA CARTA?
Cal començar tradicionalment: "Estimat Ivan Sergeevich, hola!" Hi va haver un cas quan una gran empresa en la seva correspondència va canviar l'apel·latiu clàssic "Benvolgut" a "Benvolgut". I encara que, sembla, emocionalment, l'atractiu es va fer més càlid, els socis estaven alerta. En cap cas, no utilitzeu la frase "Bon moment del dia" com a salutació: en primer lloc, ningú parla a la vida i, en segon lloc, pot tenir la impressió que no us importa quan es rep la carta.
PODEU UTILITZAR EN CARTES DE SONRISA?
Si la lletra és dirigida a un desconegut i és de naturalesa comercial, els emoticones poden generar una sensació de familiaritat en el destinatari. En les cartes informals adreçades als companys, els emoticones no estan prohibits. No obstant això, si hi ha informació en la carta que un dia el CEO de la vostra empresa podria necessitar, pensa si voleu que el parèntesi somrient agafi els ulls?
COM NO PERMETI LES EMOCIONS NEGATIVES PER AFECTAR EL TELÈFON?
Quan no està satisfet amb alguna cosa, però no vol trencar la relació amb el culpable de l'aparició de les emocions negatives, sinó que va a dur a terme un diàleg constructiu amb ell, no envieu la carta immediatament. Anem a llegir el text a un col · lega que no està involucrat en el conflicte, o envieu-lo més tard quan pugui escriure una lletra neutral en to.
QUINS CASOS HI HA D'ESPECIFICAR LES CARTES?
Una carta sempre hauria de tenir un tema. Això proporciona el missatge d'estat i, sovint, s'aregrega a l'spam. El tema hauria de ser curt i capacitat per indicar-vos o el tema de la vostra cooperació amb el destinatari. Per exemple, si coneixes a un client en una conferència, fòrum o exposició, és lògic suposar que hi haurà moltes lletres al quadre amb el tema "oferta" o "cooperació". Per tant, recordeu millor el vostre nom o cognom. I si heu conegut molt de temps, aleshores en el tema de la carta indiquen el tema del treball en equip o l'ocasió de la correspondència: "la qüestió de ...", "comentar sobre ..."
VÉ PER VOLAR DE LA LLENGUA OFICIAL A NO OFICIAL?
Si heu rebut una carta escrita amb un to estricte de negocis, us heu de respondre de la mateixa manera. Descuida aquesta regla d'escriptura, una carta de negocis no ha de ser.
L'experiència demostra que la transició d'un llenguatge formal a un informal en la correspondència comercial sovint condueix a una interacció ineficient. Serà difícil parlar sobre assumptes comercials i animar els socis a complir les seves obligacions si la seva comunicació amb ells s'ha convertit en un amigable. L'idioma oficial ajuda a mantenir la distància i resoldre problemes de manera efectiva. L'estil formal ajuda a ser correctes en primer lloc en les seves pròpies declaracions, el que comporta millors resultats.
ESTÀ UN MÈTODE PER CONSTANTAR LA DIRECCIÓ RÀPIDA PER ENVIAR RESPOSTA?
En lloc d'escriure en el tema "urgentment" o "puntualment", és millor especificar en el text de la lletra el marc de temps exacte en el qual vulgueu rebre una resposta. Per exemple: "Li demano que respongui fins a tal data" o "Li pregunto seriosament que informeu sobre la seva decisió no més tard d'aquesta data. No intenteu accelerar el procés indicant-li al destinatari que espereu la resposta: "Espero el vostre consentiment" o "pregunto per respondre de manera afirmativa". Doneu a la persona l'oportunitat de pensar per si mateix.
EN QUALSEVOL CAS, UTILICE L'IMPORTANT IMPORTANT?
Aquesta eina només s'ha d'utilitzar quan el cas indicat a la carta sigui realment urgent i important no només per a vosaltres, sinó també per al destinatari. Creieu que tots els casos són així? Marqueu totes les vostres lletres d'Internet amb banderes vermelles i marques d'exclamació: equivocat. Recordeu el conte de fades sobre un gall i un llop: quan realment necessiteu una carta que es llegeixi immediatament, s'ignorarà.
COM ARRIBAR CORRECTAMENTMENT ESCRIT EN EL QUE INCLOU EL FALTA?
Si se li obliga a rebutjar alguna cosa, no inicieu el missatge amb una declaració de fracàs. Descrigui breument els motius de la seva decisió i deixa en clar que en determinades circumstàncies és possible tornar a examinar l'assumpte. Gràcies a l'interès mostrat, expressa el seu pesar per aquest resultat del cas i acaba la carta amb una nota positiva, per exemple, "desitjo l'èxit".
Què fer si la lletra és massa llarga?
Estructura el text, trenqueu-lo en capítols, paràgrafs, paràgrafs; en cas contrari, el missatge llarg és difícil de percebre. Si la informació està donada per una peça contínua, a continuació, a la segona línia, la persona comença a perdre interès. La fórmula ideal per a la compilació de grans lletres d'Internet és així: un pensament és un paràgraf. També és important evitar frases complexes i frases borroses. Per respondre ràpidament a la vostra carta, una persona hauria de poder comprendre des del primer moment el que realment vol d'ell.
CÓMO MILLORA PER SUBSCRIURE?
En resposta a la carta, n'hi ha prou d'indicar al final el vostre nom i cognom. Si inicia la correspondència, a més, indiqueu la vostra posició i poseu-vos en contacte amb el número de telèfon. Usant al principi de la carta l'anomenat "Estimat ...", no acabeu amb la frase "Atentament". Escriviu: "Salutacions cordials" o "Atentament". Obtingueu diversos tipus de signatures al mailer i utilitzeu-les depenent de la situació.
AL PASSATGÍ DE LA MARENÇA.
• Segons l'empresa de recerca Radicati Group, 183 mil milions de cartes d'Internet s'envien cada dia al món, és a dir, més de 2 milions de cartes per segon.
• Kaspersky Lab, un conegut fabricant de sistemes antispam, calcula que el 80% del correu enviat al dia és correu brossa.
• Segons l'agència Gallup Media, dels 70 milions d'usuaris registrats del sistema de correu mail.ru, gairebé 8 milions comproven la seva bústia diària.
• La major part del correu brossa s'envia des dels Estats Units, Rússia i Polònia.
• Els temes més freqüents de publicitat no autoritzada, que s'envien per correu, són medicaments i coneguts.